Os processos Quote to Cash (Q2C) e Record to Report (R2R) fazem parte da gestão financeira de muitas organizações.
Graças a eles, é possível conseguir um crescimento sustentável baseado na melhoria contínua. Estes processos estão
relacionados com o ciclo de vendas, a faturação, gestão de cobranças, contabilidade e os relatórios. Neste artigo,
iremos explicar em que consistem estes processos.
Gestão Financeira
A gestão financeira é um aspeto chave dos negócios. Em muitos casos, a sua execução correta implica a implementação
de uma série de medidas na organização e, como resultado, será muito mais fácil levar a cabo um planeamento
estratégico adequado. Da mesma forma, será obtido um maior controlo sobre cada parte da esfera económica de uma
entidade.
A boa gestão financeira tem como principal objetivo:
- Manter o equilíbrio económico de uma organização.
- Obter lucros e retorno dos investimentos.
- Otimizar recursos e fundos.
- Gerar opções de investimento com garantias de segurança e rendimento.
Isto baseia-se numa boa organização, num correto registo de dados, no controlo de movimentos, no planeamento
estratégico e nos ajustes a quaisquer desvios ou imprevistos. Para este fim, os processos de gestão operacional são
essenciais.
O que é Quote to Cash?
Conhecer corretamente o Quote to Cash significa compreender as funções de venda numa organização. De
facto, este processo cobre este tipo de atividade de um extremo ao outro. Vai desde a gestão de contas, ao
cumprimento de encomendas, até à faturação e cobranças. Assim, cobre todas as fases desde o momento em que uma
equipa de vendas prepara uma proposta para um cliente, até ao momento em que o pagamento é recebido pelos serviços
prestados.
As tarefas centradas no cliente são interdependentes e devem ser ligadas numa única ação comercial, o que é mais
facilitado por um software específico. Para o conseguir, existem soluções de software que realizam o processo Q2C.
Com estes, obtemos uma plataforma única onde os dados dos clientes podem ser recolhidos, processados e atualizados.
Isto permite que os membros da equipa de vendas tenham um controlo abrangente sobre todo o processo de vendas. Isto
reduz o número de erros e melhora a satisfação do cliente.
Normalmente, a configuração da oferta para um cliente potencial é listada como o primeiro passo no processo Q2C. No
entanto, existem algumas atividades de venda que ocorrem juntamente com funções de marketing, ainda mais cedo no
funil de compra. Estes incluem, por exemplo, contactos telefónicos, prospeção, atividades de vendas de entrada, etc.
Neste sentido, devemos distinguir entre o momento em que o cliente concorda em fazer uma encomenda e a ação que
determina o encerramento efetivo de uma venda. Desta forma, o processo de venda em si não está completo até que o
dinheiro tenha sido aplicado e o ciclo completo possa ser relatado e analisado.
O que é um Record to Report?
Para saber o que é o Record to Report, precisamos de nos concentrar na gestão operacional ou na elaboração
de relatórios. Implica a recolha de dados e a sua consolidação num formato específico para fornecer um feedback
estratégico, financeiro e operacional sobre a forma como a empresa está a funcionar. Isto permite que as
organizações tomem decisões com base em dados compreensíveis e fiáveis.
Permite às partes interessadas compreender melhor o desempenho de uma organização em termos económicos e outros. Os
passos incluem o seguinte:
- Extração de dados de sistemas transacionais.
- Assegurar a conformidade com regulamentos contabilísticos e fiscais.
- Transformação dos dados em indicadores.
- Proposta de melhorias na apresentação de informação.
- Gestão da informação sobre resultados financeiros de tal forma que estes sejam conhecidos por todas as partes
envolvidas nos processos. - Encorajamento da comunicação e do diálogo.
- Apresentação fácil e compreensível de relatórios para facilitar a tomada de decisões e os necessários
ajustamentos operacionais.
Isto envolve basicamente a elaboração de relatórios, que é realizada em quatro fases: registo de dados,
encerramento financeiro, encerramento técnico e, finalmente, a elaboração de relatórios.
Os benefícios do R2R incluem custos reduzidos associados à recolha de dados e à elaboração de relatórios. Melhora
também a tomada de decisões e a realização de objetivos estratégicos, bem como a otimização do planeamento fiscal e
da previsão dos fluxos de caixa.
Em ambos os casos, a tecnologia atual pode contribuir para a racionalização e otimização da gestão operacional
através de aplicações de software. Desta forma, os processos Q2C e R2R trazem uma série de benefícios à gestão
financeira. Estes incluem a melhoria da estabilidade económica, a aceleração das transações, o aumento da eficiência
e a minimização dos custos administrativos.
