O order to cash, também conhecido como OTC ou O2C, é o processo que engloba o conjunto de etapas comerciais que ocorrem na empresa desde que é emitida uma ordem de venda até que esta é finalizada, ou seja, o cliente recebe o produto ou serviço e a empresa recebe o preço acordado. O OTC atravessa o ciclo completo do produto na cadeia logística, mas também do ponto de vista financeiro. . O ciclo de cobrança desde que o cliente é admitido até que a dívida é cobrada.
Além disso, chega a envolver até mesmo outras áreas do negócio como as finanças ou a contabilidade.
Tradicionalmente, esses processos sempre foram geridos de forma manual, o que requer uma alta capacidade de administração, uma eficiência elevada e, consequentemente, uma visão global para poder abordar qualquer problema ou contratempo que surja. No entanto, nos últimos tempos, a tecnologia revolucionou completamente esse sistema, trazendo importantes mudanças e vantagens.
A importância da automação do OTC para ganhar eficiência
Nos últimos tempos, surgiram plataformas e aplicações que representaram um grande avanço na automação do order to cash. Digitalizar esse processo vai permitir que você otimize o fluxo de caixa e melhore a satisfação de seus clientes. Essas soluções integram pessoas e processos e cobrem todo o ciclo. Com isso, maximizar a rentabilidade e prosperar em seu ambiente empresarial será fácil.
Essas ferramentas permitem acelerar o recebimento e o reconhecimento das receitas, automatizando e conectando processos isolados. Fornecem visibilidade, fluidez e velocidade em todo o ciclo O2C do início ao fim. Dessa forma, você conseguirá promover um crescimento positivo em todas as áreas de seu negócio. Você poderá transformar seus objetivos de desempenho, manter sua equipe motivada e seus clientes satisfeitos.
As plataformas e aplicações destinadas a automatizar e digitalizar os processos OTC, baseadas em inteligência artificial, também aumentam a eficiência em tarefas cotidianas como o processamento de pedidos, a verificação do crédito dos clientes ou a recuperação de documentos. Tudo isso lhe dará uma vantagem competitiva que possibilitará que você se diferencie e se destaque da concorrência.
A inteligência artificial a seu serviço
A IA, em suma, é uma área ou disciplina que contribuiu para acelerar a transformação digital desses processos OTC. Graças a ela, é possível o tratamento inteligente dos conjuntos de dados que precisam ser manipulados nesses casos.
Os algoritmos envolvidos, como o processamento de linguagem natural (NLP) e a aprendizagem de máquina (ML), têm um efeito muito positivo nesses processos que são realizados por meio de ações padronizadas e repetitivas. Permitem otimizar essas tarefas, o que, segundo a Forbes, pode aumentar a produtividade de seu negócio em até 40%.
As tecnologias de IA, da mesma forma, facilitam a hierarquização e a estruturação perfeita dos conteúdos, bem como a realização de análises preditivas que nos permitem antecipar situações que possam representar um contratempo ou que sejam inesperadas.
Graças a esses algoritmos, você tem a possibilidade de acessar com um único clique todas as informações coletadas de que precisa, bem como realizar análises qualitativas. Referimo-nos, por exemplo, a faturas emitidas, recibos, extratos bancários, fluxos de caixa, balanços…
Vantagens na gestão da experiência do cliente
As aplicações e plataformas baseadas em IA para a automação do order to cash também trazem inúmeras vantagens na gestão da experiência do cliente. Entre os mais destacados, podemos citar os seguintes:
Aceleração dos tempos de processamento no Serviço de Atendimento ao Cliente e nas contas a receber.
Gerenciamento eficiente de créditos e recebimentos.
Otimização do tratamento e resposta a dúvidas e consultas dos clientes.
Painéis de controle compartilhados e KPIs que facilitam a tomada de decisões, estando devidamente informadas e documentadas.
Melhora na organização de documentos (pedidos, faturas, confirmações, pagamentos, extratos bancários), que impacta na otimização da gestão do O2C.
Todas essas vantagens que destacamos, resumidas na automação e simplificação de tarefas rotineiras, permitirão que você libere sua equipe para que, assim, possa dedicar seu tempo e esforços a outras atividades que contribuam para a expansão e o crescimento de sua empresa.
Principais características das ferramentas de automação OTC
No mercado, é possível encontrar uma ampla variedade de soluções tecnológicas aplicadas à automação do OTC. A maioria dessas ferramentas compartilha uma série de características:
Facilitam a troca eletrônica de todos os tipos de documentos.
Integram-se perfeitamente ao seu software ERP e permitem que você personalize seus fluxos de trabalho.
Multidispositivo e na nuvem, o que permite que você tenha acesso às suas informações no momento e no local em que precisar.
Permitem a geração de portais de clientes ou fornecedores. Isso agiliza o relacionamento com sua comunidade.
Em suma, a tecnologia impulsionou a otimização do order to cash e permite que as empresas economizem custos e vendam com total segurança.
