No atual universo de empresas B2B, a automatização de tarefas é essencial para melhorar a eficiência e precisão no processo de cobrança. Através de soluções como a avançada plataforma Yndika, as empresas podem controlar integralmente todo o ciclo. Desde a emissão de faturas até ao acompanhamento final dos pagamentos e à gestão de cobranças.
Tudo isto garante uma maior visibilidade sobre os fluxos de caixa, reduz os riscos de atrasos nos pagamentos e otimiza a gestão financeira. Um processo vital que proporciona estabilidade económica para o crescimento da empresa. Nesta publicação, fala-se precisamente desse controlo total com um objetivo: a otimização do processo Order to Cash (OTC).
Funcionalidades essenciais: emissão de faturas e acompanhamento de pagamentos
No processo de gestão de cobrança de uma empresa, a emissão de faturas é o ponto de partida. É fundamental contar com um sistema automatizado que permita gerar notas de débito de forma eficiente, em tempo real e personalizadas. Não se deve esquecer que nestes documentos é sempre necessário incluir os dados fiscais e a criação sincronizada de números emitidos.
Além disso, é essencial ter ferramentas de acompanhamento de pagamentos que permitam monitorizar o estado de cada recibo. Uma funcionalidade relevante neste sentido é a geração automática de lembretes de pagamento e notificações aos clientes. Desta forma, agilizam-se os processos de cobrança e reduzem-se os tempos de resposta.
Gestão de cobrança e controlo de dívidas
A gestão de cobranças é outra etapa crucial no controlo OTC das transações B2B. Para obter máxima eficácia, é necessário ter um sistema que permita registar e organizar as dívidas dos clientes de forma estruturada. Isso inclui o registo de pagamentos recebidos e a geração de relatórios, tanto de dívidas vencidas como de dívidas pendentes. Sem esquecer a gestão de acordos de pagamento, adiamentos ou planos de financiamento.
Aqui a automação de processos é realmente importante, pois permite agilizar as tarefas administrativas e reduzir os erros. Como se consegue isso? Através do envio automático de extratos de conta, da criação de registos financeiros em tempo real e da correta integração com os ERP das empresas para o seu acompanhamento e controlo do risco.
Funcionalidades-chave para a automatização de tarefas
A Yndika, a plataforma abrangente de gestão de cobranças, fornece as chaves que facilitam a automatização do processo OTC em qualquer empresa. Uma função destacada é a personalização integral dos processos de cobrança, de acordo com as necessidades específicas de cada organização. Isso é conseguido através da configuração de fluxos de trabalho, da possibilidade de segmentar a carteira, da atribuição de permissões e funções e da adaptação da interface do utilizador.
Além disso, automatiza as tarefas repetitivas, o que agiliza os processos e minimiza os erros. Através da programação de ações, otimiza-se o tempo e os recursos destinados à gestão de cobranças.
Acompanhamento e controlo em tempo real
A plataforma em nuvem proporciona visibilidade completa e em tempo real sobre o estado das faturas, dos pagamentos recebidos e das dívidas pendentes. Através de painéis de controlo intuitivos, é possível inspecionar o fluxo de caixa, identificar padrões de pagamento e realizar projeções financeiras.
Além disso, oferece funcionalidades de comunicação integradas, que facilitam a rastreabilidade e a interação com os clientes. Isso inclui a possibilidade de enviar mensagens e notificações automatizadas, bem como de gerir consultas e pedidos de forma centralizada.
Sistema de alertas
Sim, a Yndika também possui um sistema de alertas integrado. Uma funcionalidade muito útil, pois ajuda os utilizadores a manterem-se informados e a tomar medidas rápidas relacionadas com o ciclo de cobrança. Os avisos são configurados de acordo com as necessidades específicas de cada organização e são ativados em situações-chave. Isso inclui, por exemplo, prazos de pagamentos, pagamentos pendentes, atrasos nos recebimentos, entre outros cenários.
Este sistema de alertas funciona através de vários canais, como emails, mensagens de texto ou notificações na plataforma. Com isso, a Direção fica a par da situação e pode adotar as medidas adequadas para garantir uma gestão eficiente do processo de recolha.
Integração com sistemas financeiros
O software também oferece uma integração tecnológica suave com qualquer ERP, em qualquer geografia. Graças à sua arquitetura compatível, dispõe de diferentes opções de integração e possui uma ampla gama de conectores para as principais referências do mercado. Uma integração baseada em ferramentas de interoperabilidade que facilitam a transferência segura e eficiente de dados.
A singularidade das soluções da Atlax 360 reside na utilização de técnicas de machine learning e capacidades analíticas avançadas. Uma plataforma que, em última análise, automatiza tarefas para controlar a seu favor todo o ciclo de cobrança da empresa.
